I. INSTRUKCJA DLA GOŚCI
  II. INSTRUKCJA DLA REDAKTORÓW i OPERATORÓW
  III. DRUGI ETAP BIP






I. INSTRUKCJA DLA GOŚCI:    ^^^

Zapraszamy użytkowników do zapoznania się z krótką instrukcją korzystania z zasobów Biuletynu Informacji Publicznej utworzonego dla urzędów województwa lubelskiego przez Wojewódzki Ośrodek Informatyki Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie.

MENU:    
  Głównym elementem, wykorzystywanym w celu odszukania informacji w Biuletynie, jest menu główne. Jest to kolumna z przyciskami znajdująca się po lewej stronie ekranu.
Menu jest podzielone tematycznie na grupy. Nazwa grupy tematów jest napisana białymi literami na ciemnoniebieskim tle.
Pod nazwą grupy tematów znajdują się jasnoniebieskie przyciski z ciemnymi napisami, które prowadzą do poszczególnych tematów w ramach grupy. Np. grupa Budżet i przetargi temat: oferty inwestycyjne.
Po wybraniu jednego z tematów grupy wyświetlają się już konkretne dane np. lista ofert inwestycyjnych, lub rejestr zmian (grupa: serwis temat: rejestr zmian) albo wyświetla się jeszcze podmenu tematu np. grupa: władze, temat: starosta

Jedynym przyciskiem nie przeznaczonym dla gości jest przycisk logowanie. Jest on przeznaczony tylko dla Redaktorów Biuletynu.

Nad przyciskami menu głównego znajduje się poziomy ciemnoniebieski pasek z przyciskami kierującymi do:
- instrukcji obsługi,
- opisu Biuletynu,
- strony głównej danego Biuletynu,
- redakcji danego Biuletynu.

W lewym górnym rogu jest logo Biuletynu, które jest jednocześnie linkiem do Biuletynu głównego (www.bip.gov.pl).

DOKUMENTY W BIULETYNIE:    
  Każdy dokument w Biuletynie zawiera informację
- kto i kiedy sporządził dany dokument
- kto jest osobą odpowiedzialną za treść dokumentu i kiedy upublicznia się dokument
- kto i kiedy wprowadził dokument do Biuletynu
- kto zatwierdził dokument do publikacji na stronę Biuletynu.


Każdy dokument znajdujący się w Biuletynie można pobrać w formacie pdf.

powyższa ikona oznacza, że dany dokument można (klikając na ikonkę):

- zapisać dokument na dowolny nośnik informacji,
- otworzyć dokument i wydrukować go.


Wydrukowany dokument będzie opatrzony następującymi informacjami : kto go sporządził i kiedy, kto odpowiada za treść i kiedy upublicznia się dokument, kto wprowadził go do systemu i kiedy, kto zatwierdził do publikacji na stronę i kiedy.

Na dole strony drukowany jest tekst:
"Dokument pobrany ze strony: (adres BIP-u danego podmiotu)" oraz ("data wydruku")


Listy dokumentów wyświetlane są stronami. Aby wyświetlić następną stronę należy kliknąć ikonę zielona strzałka w prawo:

poprzednią: zielona strzałka w lewo:


Wykazy dokumentów w Biuletynie można też sortowć: według tytułu dokumentu, według numeru, lub według daty dokumentu klikając na ikonkę:


Usunięte dokumenty można obejrzeć klikając ikonę:


Poprzednią wersję dokumentu lub zmiany na stronach z danymi informacyjnymi można obejrzeć klikając na ikonkę:


Wskazanie kursorem literki: spowoduje wyświetlenie informacji kto i kiedy dokonał danego wpisu i kto go zatwierdził.

STOPKA:    
  Na każdej stronie Biuletynu Informacji Publicznej danej jednostki wyświetlana jest stopka zawierająca informacje:
a) Nazwę podmiotu i ilość odwiedzin na stronie
b) Imię i nazwisko Redaktora Biuletynu oraz kontakt do niego
c) Nazwę firmy, która prowadzi serwis i kontakt do niej

WYSZUKIWARKA:    
  W prawym górnym rogu każdej strony Biuletynu widoczne jest pole wyszukiwarki. Poszukiwane hasło należy wpisać w pole i potwierdzić kliknięciem odnośnika "szukaj ".

Jeżeli poszukiwane hasło złożone jest z kilku słów należy, w sposób naturalny, wpisać cały ciąg słów, oddzielając je spacjami. Nie należy obejmować wyrażeń cudzysłowami.

W odpowiedzi wyświetlona zostanie lista znalezionych dokumentów, zawierających poszukiwane słowo lub wyrażenie.

Na poszczególne elementy listy składają się następujące informacje:
a) tytuł dokumentu, w którym wystąpiło poszukiwane hasło,
b) odnośnik(link) do danego dokumentu,
c) wskazanie miejsca gdzie znajduje się dokument np. Rada Powiatu/Kompetencje.

STATYSTYKI:    
  Biuletyn automatycznie rejestruje też ilość odwiedzin na poszczególnych stronach i podstronach , ilość odwiedzin na stronach w poszczególne dni tygodnia, ilość odwiedzin w poszczególnych miesiącach i w poszczególnych godzinach doby.

Podajemy też procentowy rozkład systemów operacyjnych i przeglądarek osób odwiedzających. Te dane są dostępne z menu głównego, przycisk Statystyki.

HISTORIA STRONY:    
  Historia bieżącej strony dostępna jest w postaci tabeli w której jest opis i data zmiany i nazwisko operatora, który dokonał zmian.

REJESTR ZMIAN:    
  Rejestrowane są także automatycznie wszelkie zmiany na stronach. Wykaz ten jest dostępny w postaci tabeli, w której jest: opis zmiany, gdzie dokonano zmiany, data zmiany i kto dokonał zmiany.





II. INSTRUKCJA DLA REDAKTORÓW i OPERATORÓW:    ^^^

Panel redakcyjny biuletynu
     
Menu Redaktora głównego:
 
  Panel redakcyjny Biuletynu pozwala na stworzenie użytkowników: Redaktora głównego Biuletynu i wielu użytkowników(operatorów), którzy mają możliwość tylko wprowadzania danych do Biuletynu.
Po zalogowaniu się przez Redaktora widoczne jest po lewej stronie ekranu oprócz menu Biuletynu, menu Redaktora: "redaktor".


Przyciski tego menu to:

Zatwierdzanie zmian - po kliknięciu tego przycisku Redaktor widzi zestawienie zmian i nowych wpisów do biuletynu dokonanych przez operatorów.
Może te zmiany zatwierdzić: lub nie:

Poczta - po kliknięciu tego przycisku redaktor widzi wykaz listów do siebie.
Redaktor i operatorzy mają do dyspozycji system poczty wewnętrznej, dzięki której mogą wymieniać krótkie informacje.
Redaktor biuletynu może dodatkowo komunikować się z Wojewódzkim Ośrodkiem Informatyki.

Użytkownicy - tutaj znajduje się wykaz wszystkich operatorów zdefiniowanych przez Redaktora (aktywnych lub nie).
Redaktor może zdefiniować dowolną ilość operatorów i nadawać im prawa wprowadzania do określonych działów biuletynu.
Tutaj też może dodać nowego operatora lub zmienić mu hasło, status, zmienić prawa do określonych zasobów biuletynu.

Status operatora oznacza, czy operator jest włączony czy nie. Operator z wyłączonym statusem nie może nic wprowadzić do Biuletynu.
Dodanie nowego Redaktora biuletynu spowoduje automatycznie wyłączenie starego Redaktora

Uwaga: Nie istnieje możliwość kasowania operatorów. Można ich jedynie wyłączać. W Biuletynie istnieje system wszelkich zarejestrowań, m.in. system musi "pamiętać" czy dany operator był aktywny.

Rejestr logowań - wszystkie logowania w BIP-ie (poprawne lub nie) są rejestrowane. Redaktor główny ma wgląd do takiego rejestru.
Są dwa rodzaje rejestrów: skrócony i pełny.
W rejestrze skróconym dla poszczególnych operatorów (ich loginów) jest zanotowana ilość logowań poprawnych i tych błędnych oraz czas ostatniego logowania.
W rejestrze pełnym są zanotowane: login, czas wejścia, adres IP i czy wejście było poprawne czy nie.

Galeria zdjęć - tutaj Redaktor Biuletynu może oglądać zdjęcia w bazie, dodawać nowe lub kasować zdjęcia z bazy.


Wprowadzanie danych przez Operatora:
  a) informacje ogólne o wprowadzaniu:
 
  Uwaga: Wprowadzanie danych do biuletynu odbywa się dwustopniowo. Informacja wprowadzona przez operatora zanim zostanie opublikowana na stronach www musi być zatwierdzona przez Redaktora Biuletynu.

System wprowadzania danych jest bardzo łatwy i odbywa się poprzez przeglądarkę internetową (wersja min. 5.5) - potrzebna jest tylko podstawowa znajomość obsługi komputera oraz umiejętość posługiwania się pakietem Office (Word, Excel).

Aby wprowadzić dane na określoną stronę Biuletynu należy zalogować się poprzez odpowiedni login i hasło oraz wejść na stronę, do której będą wprowadzane dane.

Operator widzi wtedy daną stronę Biuletynu, ale z charakterystycznymi "ikonami", które oznaczają :

- edycja wpisu

- usuwanie wpisu

- dodawanie nowego wpisu

- zapisywanie do bazy

Kliknięcie na odpowiednią ikonkę powoduje wyświetlenie strony z tabelami do wprowadzania. Tabele do wprowadzania są opisane - przy każdej widnieje krótki opis wyjaśniający co należy do danej tabeli wpisać.
Zapis do bazy to kliknięcie znaku dyskietki.

Zapisanie do bazy nie oznacza jeszcze, że dane te od razu pojawią się na stronach www. Dane te muszą być jeszcze zatwierdzone przez Redaktora. Do czasu braku akceptacji przez Redaktora , operator który je wprowadził widzi te dane, ale z czerwonym napisem:
NIE ZATWIERDZONE PRZEZ REDAKTORA.

Redaktor biuletynu zatwierdza wprowadzone dane po zalogowaniu się poprzez swój login i hasło.

W menu głównym Redaktora pojawia się dodatkowy klawisz
Zatwierdzanie. Po wejściu do zatwierdzania danych Redaktor widzi w tabeli: opis zmiany, gdzie dokonano zmiany, datę zmiany, i kto dokonał zmiany. Redaktor może te dane wyświetlić, sprawdzić i zatwierdzić lub odrzucić.

Zatwierdzenie oznacza, że zmiany te będą opublikowane na stronie www (dla gości).
Uwaga: Od tej pory są one już oficjalnymi dokumentami w Biuletynie i są objęte mechanizmem historii.

Może zdarzyć się sytuacja, że w momencie zatwierdzania zmian przez Redaktora, jeden z operatorów jeszcze edytuje dane na stronach. Redaktor otrzyma wtedy ostrzeżenie-komunikat, że: "W tym momencie dokonują się zmiany w tej pozycji".

Odrzucenie zmian przez Redaktora oznacza skasowanie-operator będzie musiał wprowadzić je na nowo.
Uwagi do operatorów dotyczące wprowadzanych danych i dokumentów redaktor może kierować przez system poczty wewnętrznej

  b) wprowadzanie dokumentów i rysunków do Biuletynu:
 
  Dokumenty wprowadzane do Biuletynu opatrzone są następującymi informacjami:

- data sporządzenia dokumentu i kto sporządził dany dokument,
- data upublicznienia dokumentu i kto jest odpowiedzialny za treść dokumentu (data upublicznienia niekoniecznie musi być tożsama z datą publikacji w biuletynie),
- data wprowadzenia dokumentu do Biuletynu i kto wprowadził dany dokument do Biuletynu (do bazy BIP),
- data zatwierdzenia dokumentu i kto zatwierdził dany dokument (już na strony Biuletynu do przeglądania)

Pierwsze dwie daty i nazwiska osób są wprowadzane przez operatora, dwie ostatnie system generuje sam.


Wprowadzanie dokumentu polega na wpisaniu odpowiednich danych do odpowiednich tabel. Treść dokumentu wpisujemy (lub wklejamy) do dużej tabeli o nazwie Treść. Wklejany dokument powinien być przygotowany w Wordzie, Wordpadzie lub Excelu (w wersjach niższych niż 2000).
Wklejoną treść możemy poprawiać używając umieszczonych w górnym pasku tabeli symboli, które oznaczają:

- wycina zaznaczony fragment tekstu
- kopiuje zaznaczony fragment tekstu
- wkleja zaznaczony fragment tekstu
- pogrubia litery w zaznaczonym tekście
- pochyla litery w zaznaczonym tekście
- wstawianie indeksu dolnego
- wstawianie indeksu górnego
- wyrównanie tekstu do lewej
- wyśrodkowanie tekstu
- wyrównanie tekstu do prawej
- tworzenie listy numerowanej
- tworzenie listy puktowanej
- zmniejszanie wcięcia tekstu
- zwiększanie wcięcia tekstu
- wstawianie linii poziomej
- tworzenie hiperłącza z zaznaczonego fragmentu tekstu
- linkowanie zaznaczonego fragmentu tekstu do zdjęcia (przy oglądaniu zdjęcie pokazuje się w nowym oknie)
- wstawianie zdjęcia
- wstawianie tabeli
- pokazuje kod html tworzonego dokumentu

Przy wpisywaniu lub wklejaniu treści dokumentów do biuletynu możemy też wybierać rodzaj czcionki i jej wielkość.
Możemy też stworzyć dowolne hiperłącze z zaznaczonego wcześniej fragmentu tekstu lub utworzyć z dowolnego fragmentu tekstu link do zdjęcia (zdjęcie pokazuje się w osobnym oknie), wstawiać tabele i linie oddzielające.


Tworzenie hiperłączy w tekście

Aby utworzyć hiperłącze w tekście należy:
- zaznaczyć fragment tekstu, który ma być tym hiperłączem
- kliknąć myszką na symbol hiperłącza . Pojawi się nowe okienko: Informacje o hiperłączu
- następnie wybrać z listy rozwijanej typ hiperłącza (mailto, http ... itd.) i wpisać odpowiedni adres URL w pasku adresu

Na końcu należy oczywiście zapisać cały dokument do bazy.


Umieszczanie zdjęć i rysunków w dokumencie

Wprowadzanie rysunków (w formacie: jpg lub gif) polega na przesłaniu rysunku do bazy na serwer a następnie wstawieniu go do dokumentu bezpośrednio pomiędzy tekst lub wstawieniu w dokumencie linku do rysunku.

Uwaga: W przypadku tworzenia rysunków, należy je sporządzać przy pomocy programów graficznych.


Sposób 1.
Ustawiamy się kursorem w dokumencie w miejscu , w którym chcemy umieścić zdjęcie lub rysunek. Klikamy ikonę obrazka w edytorze (drugi obrazek).
Pokaże się nowe okienko (galeria obrazów), w którym możemy obejrzeć rysunki , które są już w bazie lub dodać nowy rysunek do bazy. Następnie wybieramy z galerii rysunek, który chcemy wstawić do dokumentu
i przyciskiem Wstaw zdjęcie znajdującym się pod wybranym zdjęciem wstawiamy je do dokumentu.
Sposób 2.
Należy zaznaczyć fragment tekstu, który będzie linkiem do zdjęcia.
Następnie kliknąć ikonkę obrazka w edytorze (pierwszy obrazek). Pokaże się nowe okienko (galeria obrazów), w którym możemy obejrzeć rysunki , które są już w bazie lub dodać nowy rysunek do bazy. Następnie wybieramy z galerii rysunek i klikamy przycisk Wstaw link do zdjęcia znajdujący się pod wybranym zdjęciem

Na koniec powyższych czynności należy zapisać dokument do bazy (klikając na dyskietkę).

Nazwy plików graficznych powinny być możliwie najkrótsze i nie powinny zawierać liter z "ogonkami".
Prawo do kasowania zdjęć z bazy ma tylko Redaktor (przycisk
Galeria zdjęć w menu redaktora)


Wstawianie plików pdf do dokumentu

Do dokumentu (do tabeli o nazwie Treść) można też wstawiać pliki z rozszerzeniem pdf. Pliki takie można wstawiać zamiast tekstu napisanego w edytorze tekstu (nigdy jednocześnie i tekstu i pliku pdf).
Pod tabelą Treść znajduje się pole do wstawiania pliku pdf. Należy wskazać ten plik (klawisz Przeglądaj - w polu ustawi się ścieżka do pliku) i zapisać dokument do bazy (obraz dyskietki).


Oferty przetargowe i inwestycyjne w biuletynie


Umieszczanie przetargów i ofert inwestycyjnych w Biuletynie odbywa się tak jak umieszczanie innych dokumentów z tą różnicą, że przetargi i oferty inwestycyjne mają jeszcze dodatkowe możliwości. Operator może do systemu wprowadzić a Redaktor biuletynu zatwierdzić przetarg, który ma się ukazać na stronach Biuletynu po upływie określonego czasu np. dopiero za 5 dni (od 0 dni do 7 dni).
Operator może też określić czas po jakim przetarg automatycznie przejdzie do archiwum ze stron Biuletynu (7 dni , 14 dni, 30 dni, 2 miesiące, 3 miesiące, 6 miesięcy).

Jeżeli wprowadzający nie określi tych okresów czasu system automatycznie przyjmuje 0 i 7 dni(czyli przetarg ukazuje się tuż po zatwierdzeniu i jest na stronach przez 7 dni).

Z przetargami i ofertami inwestycyjnymi powiązane są wyniki ofert.
Wynik oferty lub przetargu możemy oczywiście wprowadzić dopiero po ich rozstrzygnięciu. Wpisany wynik przetargu musi także być zatwierdzony przez Redaktora , jeżeli przetarg jest już zatwierdzony a wynik tego przetargu jeszcze nie, to po wejściu do przetargu oglądający zobaczy komunikat:

"Wynik oferty w trakcie modyfikacji"


Kalendarium

Kalendarium obejmuje okres do 2037 r. i umożliwia w bardzo przyjazny sposób odnajdywanie planu prac w okresach przeszłych i przyszłych.

     


III. DRUGI ETAP BIP: ^^^

 

Zgodnie z Ustawą o dostępie do informacji publicznej od 02.01.2004 roku należy w Biuletynie Informacji Publicznej publikować:

1. Informację o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania
2.Dokumentację przebiegu i efektów kontroli oraz wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających
3.Stanowiska w sprawach publicznych zajęte przez organy władzy publicznej i przez funkcjonariuszy publicznych oraz treść innych wystąpień i ocen dokonywanych przez organy władzy publicznej
4.Informację o projektowaniu aktów normatywnych, treść aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć
5.Informację o programach w zakresie realizacji zadań publicznych, sposobie ich realizacji, wykonywaniu i skutkach realizacji tych zadań

W związku z tym prosimy o kontakt z nami ponieważ zajdzie na pewno potrzeba rozszerzenia menu o nowe pozycje.

Jeśli chodzi o zamieszczanie w biuletynie spraw toczących się w urzędzie proponujemy Państwu dwa rozwiązania do wyboru:


I. Rozszerzamy menu biuletynu o pozycje dotyczące rejestrowanych spraw a Państwo wprowadzają te pozycje tak samo jak do tej pory inne dokumenty w biuletynie.

Po zalogowaniu wchodzimy na odpowiednią stronę i klikamy na znaczek "dodaj nowy wpis" . Na ekranie komputera mamy wtedy tabele do wprowadzania:

Symbol sprawy:

Sprawa (krótka treść):

Od kogo wpłyneła:
Znak pisma:
z dnia:

Data wszczęcia sprawy:
Data ostatecznego załatwienia:
Uwagi (sposób załatwienia):

Pozycje te należy wypełnić i całość zapisać bo BIP-u. Oczywiście redaktor biuletynu musi jeszcze ten wpis zatwiedzić.

Lista spraw w BIP-ie jest podzielona na sprawy w toku i sprawy zakończone w zależności od tego czy jest wprowadzona "Data ostatecznego załatwienia".

Jeśli chodzi o symbol sprawy to przyjęliśmy jednolity system oznaczania spraw (numeracji) zgodnie ze schematem:

XXX.YYY/ZZ/AAAA/NNNN/PP/RR, gdzie

XXX- symbol wydziału ;

YYY - symbol oddziału(samodzielnego stanowiska);

ZZ - opcjonalne pole służące do rozróżnienia spraw toczących się w jednym oddziale (np. oznaczenie instancji);

AAAA- symbol liczbowy hasła wg jednolitego rzeczowego wykazu akt. (symbol teczki);

NNNN - kolejny numer sprawy w ramach jednej teczki (nadawany automatycznie);

RR - symbol roku w którym sprawę wszczęto (automatycznie nadawany ).

PP- w przypadku wznowienia sprawy z poprzedniego roku automatycznie dodawana jest do jej oznaczenia dodatkowa cyfra oznaczająca różnicę lat poprzedzona znakiem " - " .

Uwaga: Oczywiście przy wprowadzaniu spraw do BIP takim jak opisany wyżej wszystkie pozycje z symbolu sprawy należy wypełnić - tu automat nie działa. Ten sposób wprowadzania spraw można poćwiczyć na stronie www.demo.netbip.pl - przycisk "Rejestry, archiwa"


II. Proponujemy Państwu system rejestracji spraw i korespondencji, który będzie pracował lokalnie w Państwa urzędzie i obsługiwał lokalną bazę spraw i korespondencji. Państwo rejestrują korespondencję i sprawy w swojej lokalnej bazie.
Przesyłanie danych z lokalnej bazy do BIP-u (do odpowiednich pozycji menu wcześniej zdefiniowanych) będzie odbywało się automatycznie (oczywiście zainicjowane przez redaktora)
Dokładne informacje o modułach systemu rejestracji spraw i korespondencji znajdują się na stronie
www.srk.netbip.pl .